Dokumentenmanagement - was ist das?

Unaufhörlich wachsen die Datenberge in den Unternehmen, und die sprichwörtliche "Stecknadel im Heuhaufen zu finden", wird immer schwieriger. Deshalb sind heute leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme gefragt, die die geschäftsrelevanten Daten schnell aufspüren und die Datenberge gezielt durchsuchen können.

Lochen, Kopieren, Verteilen, Sortieren und Abheften sind die typischen Vorgänge bei der Dokumentenarchivierung. Dabei macht der Umgang mit Papier noch immer einen großen Anteil der Büroarbeit aus. Um im härter werdenden Wettbewerb bestehen zu können, wird die effiziente Verwaltung von Informationen immer wichtiger. Ein Dokumentenmanagement-System kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.

Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 60% ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Verwaltung und Handhabung von Papierdokumenten verbringen.

Mit der elektronischen Akte können Sie diesem Umstand nun Abhilfe schaffen. Im Handumdrehen finden Sie Dokumente, weisen Aufgaben zu und richten Wiedervorlagen auf ganze Akten ein.

Die Vorteile im Überblick

• Beschleunigte Dokumentsuche
• Optimierung von Arbeitsabläufen
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit
• Reduktion von Papierarchiven
• Senkung der Verwaltungskosten
• Zugriffsschutz und Sicherheit
• Zentrale Datensicherung
• Archivieren und Wiederauffinden von Wissen im Unternehmen
• Bündelung des zusammengehörigen Wissens (z.B. "Akte" mit Formularen, Belegen, Schriftverkehr, e-Mails)
• Hinzufügen von Suchkriterien und Schlagworten schaffen bessere Suchmöglichkeiten

Akten, Karteikästen und Papierberge verschwinden. Ihre Mitarbeiter brauchen deutlich weniger Zeit zum Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen der Dokumente.

Dokumente müssen nicht aus Papier sein!

Volltextindex

Mit der docuvita Volltextsuche, einer Komponente der docuvita Produktfamilie, erweitern Sie Ihre docuvita compact-Installation um die Möglichkeit, den Inhalt aller gespeicherten Dokumente in Sekundenschnelle zu durchsuchen.

Wie muss ich mir das vorstellen?

Wenn Sie mit den Suchfunktionen in Windows vertraut sind, dann kennen Sie vielleicht die dort enthaltene Möglichkeit, einen Begriff innerhalb einer Datei zu suchen. Wenn viele Dokumente durchsucht werden müssen, ist diese äußerst praktische Möglichkeit jedoch sehr zeitaufwändig.

Warum ist die docuvita Volltextsuche so schnell?

Der docuvita Volltextindex-Dienst greift auf die im Dokumentenmanagement-System gespeicherten Dokumente zu und legt eine speziell aufbereitete Suchdatenbank mit den reinen Dokument-Informationen an. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument ändern oder anlegen, wird diese Datenbank aktualisiert. Bei der späteren Suche wird nur auf diese Datenank zugegriffen.

Da die Volltextinformationen zentral angelegt werden, werden die Arbeitsplatz-PCs bei der Suche deutlich entlastet.

Texterkennung (OCR)

Im docuvita DMS-System ist optional eine OCR-Komponente verfügbar, die den Inhalt gescannter Dokumente über den Volltextindex bereitstellt. Damit können Sie auch innerhalb gescannter maschinengeschriebener Dokumente nach einzeln vorkommenden Begriffen suchen.

Bei der Recherche macht es damit keinen Unterschied, ob ein Dokument elektronisch erzeugt und archiviert wurde oder zunächst in Papierform in Umlauf war und zur Archivierung gescannt wurde.

Archivierung

Ein Dokumentenmanagementsystem, in dem alle notwendigen Unternehmensdokumente abgelegt sind, ist eine sinnvolle Sache. Wie aber gelangen die Dokumente ins DMS? Lohnt sich das papierlose Büro überhaupt noch, wenn man die Zeiten für das Speichern von Office-Dokumenten sowie für das Scannen, Verschlagworten und Archivieren von Papierdokumenten anrechnet?

Die größten Zeiteinsparungen lassen sich erzielen, wenn das Archivieren von Dokumenten möglichst vereinfacht oder gar komplett automatisiert wird.

Archivierung von Office-Dokumenten

Durch die direkte Integration lassen sich Office-Dokumente leicht archivieren. Statt der normalen Speichern-Dialoge zeigt das DMS eigene Dialoge an und fordert ggf. zur Verschlagwortung auf. Dem Anwender entsteht kein merklicher Mehraufwand, während das DMS sicherstellt, dass die Archivierungsvorgaben wie Pflichtfelder und Ordnungshierarchie eingehalten werden. Ausgehende e-Mails können direkt nach dem Senden aus Outlook archiviert werden.

Archivierung von Ausgangsbelegen

Belege, die in Ihrem Warenwirtschaftssystem erzeugt werden, können vollautomatisch archiviert werden. Hierfür werden versteckte Felder auf dem Beleg hinterlegt, die später vom Importprogramm des DMS-Systems ausgewertet und für die Verschlagwortung herangezogen werden. Anschließend wird ein PDF-Drucker eingerichtet, der mit jedem Ausdruck eines Belegs eine Kopie in das DMS "druckt" und dort zum Beispiel unter der gewünschten Kundenakte ablegt.

Archivierung von Eingangsbelegen

Auch wenn es bereits Softwarelösungen gibt, die nach dem Scannen vollautomatisch erkennen können, um welche Art von Dokument es sich handelt (z.B. Rechnung) und von wem dieses stammt (z.B. Müller Eisenwaren AG), sind diese Lösungen derzeit doch noch sehr teuer und lohnen sich erst ab einem sehr hohen täglichen Belegeingang. Aber auch ohne diese aufwändige Technologie lässt sich der Aufwand beim Archivieren von Eingangsbelegen deutlich reduzieren. Zum Beispiel bei eigenen Lieferscheinen, die unterschrieben vom Kunden zurückkommen und abgelegt werden sollen: Auf jedem Lieferschein wird ein Barcode angebracht, anhand dessen jeder Lieferschein eindeutig identifiziert werden kann. Beim Ausdruck des Lieferscheins wird eine elektronische Kopie im DMS abgelegt (s.o.). Wenn der Lieferschein vom Kunden zurückkommt, wird er eingescannt und mit Hilfe des Barcodes vollautomatisch als neue Version des bereits gespeicherten Lieferscheins erkannt und dort abgelegt.

Schnittstellen vorhanden zu

Geltende Aufbewahrungsbestimmungen

Was muss archiviert werden?

• Abgabenordnung (AO) § 147:
  Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Organisationsunterlagen, empfangene und gesendete Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und ähnliche Unterlagen

Aufbewahrungsfristen?

• Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 und AO § 147:
  zehn Jahre für Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege;
  sechs Jahre für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der versandten Handels- und Geschäftsbriefe und weitere für die Besteuerung relevante Unterlagen
• Signaturverordnung (SigV) § 4 Absatz 1 bzw. 2:
  fünf bzw. 30 weitere Jahre für qualifizierte Zertifikate ab dem Jahresabschluss, zu dem die Gültigkeit des Zertifikats endet
• Bundesbeamtengesetz (BBG) § 90f Absatz 1:
  fünf Jahre für Personalakten von Beamten nach deren Abschluss (BRAO) §§ 50 Absatz 2
• Steuerberatungsgesetz (StBerG) §§ 66 Absatz 1:
  sieben Jahre für Akten von Rechtsanwälten und Steuerberatern
• Musterberufsordnung Ärzte (MBO) § 10 Absatz 3:
  zehn Jahre für ärztliche Aufzeichnungen
• Strahlenschutzverordnung (StrlSchVO) §§ 40, 41, 42 Absatz 1:
  mindestens 30 Jahre für dositnetrische Messdaten bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres
• Justizkommunikationsgesetz (JKomG) vom 22.03.2005 / Konferenz der Justizverwaltungen des Bundes und der Länder vom 23./24.11.1971:
  sechs Monate bis 120 Jahre für elektronischen Gerichtsverkehr

Die Umsetzung einer rechtssicheren Dokumenten-Archivierung ist für Unternehmen kein Luxus, sondern längst Pflicht.

Werden Gesetze und Verordnungen nicht eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen mit Straf- und Bußgeldern. Zudem können Schadensersatzansprüche Dritter geltend gemacht werden. Dabei haften das Unternehmen bzw. Geschäftsführer und Vorstände bei Zuwiderhandlungen im Bereich Datenschutz in vollem Umfang für die Mitarbeiter.

Download: "Geltende Aufbewahrungsbestimmungen"

Gern veranschaulichen wir Ihnen die vielen Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems in einer Vorführung.
Vereinbaren Sie einen Termin mit Herrn Kirchhoff unter Telefon: 0341 / 30 34 862.

 

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Foto© Claudia Hautumm/Quelle PIXELIO