Thema des Monats Februar 2010
Sparen Sie Zeit und Geld bei der Suche nach einem wichtigen Dokument!
Die moderne elektronische Archivierung von Geschäftsunterlagen sowie steuerlich relevanten Daten können Ihren täglichen Arbeitsablauf äußerst positiv beeinflussen.
Automatisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse und haben Sie dank Intra- und Internet weltweit Zugriff auf Ihre Dokumente. Per Netzwerk ist eine blitzschnelle Bearbeitung an jedem Ort Ihres Unternehmens möglich.
Finden Sie ab sofort jedes Dokument ganz schnell und sicher durch automatisch oder manuell erstellte Indizes und sparen Sie sich das zeitraubende Durchsuchen von Aktenordnern per Hand.
Alle gefundenen Daten lassen sich unkompliziert weiterverarbeiten. Dazu zählen das Kopieren, Drucken und die Integration in andere Dokumente (z.B. Office), die dann weiterversendet werden können.
Verkleinern Sie Ihre Archive auf ein Minimum und sparen Sie neben Zeit auch Geld in Ihrem Unternehmen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Unternehmen inzwischen nicht mehr am Thema GDPdU - "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" - vorbeikommen. Die Finanzverwaltung hat das Recht, steuerrelevante Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern.
- Erfüllt Ihre eingesetzte Software die Erfordernisse der digitalen Prüfung?
- Sind Ihre steuerrelevanten Daten elektronisch auswertbar?
- Archivieren Sie Ihre Daten revisionssicher?
Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen genau diese Fragen mit einem Ja zu beantworten!
Die Vorteile eines DMS gegenüber Papierarchiven auf einen Blick:
- schneller Zugriff und Verfügbarkeit auf die gewünschten Dokumente
(Schriftstücke, E-Mails, steuerrelevante Daten) - gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Benutzer, auch in verschiedenen Firmensitzen
- geringerer Platzbedarf für das Archiv, Senkung von Sachkosten durch Wegfall von Aktenräumen, Ablageschränken und zentraler Archivanlagen
- Integration in betriebswirtschaftliche Systeme (z.B. SQL Business, ra-micro)
- Anreicherung der Dokumente durch zusätzliche Informationen (Text, Multimedia)
- Sicherheit durch Zugriffsregelungen (Sperren, Zugriffsrechte)
Für weitere Fragen und Angebote steht Ihnen Herr Kirchhoff gern unter Telefon 0341 / 30 34 860 zur Verfügung.
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