Thema des Monats Februar 2012

Warum ist E-Mail-Archivierung notwendig? - Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen

 

 

• Mit Hilfe von MailStore Server werden Ihre E-Mails in einem zentralen und sicheren Archiv aufbewahrt. Damit können Sie die Sicherheit und Verfügbarkeit aller Informationen über viele Jahre sicherstellen.

• Inzwischen werden bis zu 75 % der geschäftskritischen Informationen in Form von E-Mails gespeichert. Durch den schnellen und komfortablen Zugriff auf archivierte E-Mails kann somit die Mitarbeiterproduktivität gesteigert werden.

• Nach geltendem Recht müssen E-Mails, wie z.B. Rechnungen, Aufträge, Zahlungsbelege oder Verträge, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat MailServer Store erfolgreich geprüft und zertifiziert und bietet somit eine rechtssichere E-Mail-Archivierung.

• Ihre E-Mails werden nach der Archivierung durch den MailStore Server regelbasiert aus den Postfächern gelöscht. Dadurch werden die genutzen E-Mail-Server wie Microsoft Exchange entlastet, die in der Regel das stark zunehmende E-Mail-Volumen nicht mehr zuverlässig und wirtschaftlich sinnvoll bewältigen können.

• Das wichtige E-Mails durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen oder durch eine unvollständige Datensicherung verloren gehen, gehört mit MailStore der Vergangenheit an.

• Die einfache Rücksicherung von E-Mails und eine durchgehende Verfügbarkeit im Schadensfall erspart Ihnen viel Zeit und Kosten, die normalerweise bei einer Wiederherstellung einer E-Mail Datensicherung des E-Mail-Servers entstehen.

FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung
(Quelle: www.voi.de)

Flexible Archivierung

• bestehende Postfächer, öffentliche Ordner, automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails

• nach der Archivierung können E-Mails auf Wunsch regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden

• bei der Archivierung werden vom Anwender angelegte Ordnerstrukturen übernommen

• an der Konfiguration des E-Mail-Servers werden keine Änderungen vorgenommen

• ein administrativer Zugriff auf den E-Mail-Server ist nicht erforderlich

• Archivierung von Microsoft Exchanger Server, beliebiger E-Mail-Server, dezentral gespeicherten E-Mails und E-Mail-Dateien

Zugriff auf das Archiv

• Mit der schnellen Volltextsuche, die auch das Durchsuchen von Dateianhängen, wie Microsoft Word- oder Adobe PDF-Dateien, ermöglicht, finden Sie innerhalb von Sekundenbruchteilen die gesuchte Information aus Ihren archivierten E-Mails. Diese komplexe Suchabfragen können gespeichert und später wiederverwendet werden.

• Einzelne Anwender können je nach Rechtevergabe auch auf die Archivbereiche anderer Anwender zugreifen.

• Per Mausklick sind einzelne E-Mails oder ganze Postfächer aus dem Archiv heraus wiederherstellbar.

• MailStore Server bietet zahlreiche Funktionen zum Export von E-Mails aus dem Archiv heraus an. Dadurch bleiben Sie auch über viele Jahre hinweg von spezifischen Formaten und Technologien unabhängig und ermöglicht Ihnen eine vielseitige Nutzung der archivierten Daten.

Für weitere Fragen und Angebote steht Ihnen Herr Kirchhoff gern unter Telefon 0341 / 30 34 860 zur Verfügung.

 

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Foto© Stephanie Hofschläger/Quelle PIXELIO